در دعاوی پیمان، آنچه اهمیت دارد چیزی نیست که اتفاق افتاده، بلکه چیزی است که میتوان اثبات کرد اتفاق افتاده. مستندسازی، تفاوت بین یک ادعای پذیرفتهشده و یک ادعای ردشده است.
چهار سند اصلی
| سند | چه چیزی را ثبت میکند | چه کسی امضا میکند |
|---|---|---|
| صورتجلسه | وضعیت واقعی کار در یک مقطع مشخص | پیمانکار، مهندسین مشاور، کارفرما |
| دستور کار | دستور انجام کاری خارج از تعهدات اولیه | مهندسین مشاور یا کارفرما |
| نامه رسمی | اعلام موضوع با تاریخ و شماره ثبت | طرف اعلامکننده |
| گزارش پیشرفت | روند اجرا و عوامل موثر بر آن | پیمانکار، تایید مشاور |
قاعده طلایی: ثبت در زمان وقوع
سندی که یک ماه بعد از رویداد تنظیم شود، اعتبار بهمراتب کمتری از سندی دارد که در همان روز ثبت شده است. علت ساده است: در زمان وقوع، هنوز کسی نمیداند این موضوع قرار است محل اختلاف شود، بنابراین ثبت آن بیطرفانهتر تلقی میشود.
مهلتها را جدی بگیرید
شرایط عمومی پیمان برای اعلام بسیاری از موضوعات مهلت مشخصی تعیین کرده است. گذشتن از این مهلتها میتواند حق پیگیری را ساقط کند، حتی اگر ادعا از نظر فنی کاملاً درست باشد.
چه چیزهایی حتماً باید ثبت شوند؟
- تاخیر در تحویل زمین یا تحویل بخشی از کارگاه
- تاخیر در ابلاغ نقشهها یا پاسخ به استعلامات فنی
- تاخیر در پرداخت صورتوضعیتها با ذکر تاریخ دقیق
- توقف کار به هر دلیل، با ذکر علت و بازه زمانی
- شرایط جوی نامساعد که مانع اجرا شده
- تغییرات مقادیر و دستور کارهای جدید
- مقادیر اجراشده در هر مقطع، بهویژه کارهای پوشیدهشده
ساختار یک صورتجلسه خوب
- تاریخ و شماره مشخص
- موضوع دقیق و بدون ابهام
- شرح واقعیتها، جدا از تفسیر و ادعا
- مقادیر و ابعاد قابل اندازهگیری
- ارجاع به نقشه، بند پیمان یا مکاتبه مرتبط
- امضای همه طرفهای ذیربط
جمعبندی
مستندسازی کاری است که ارزش آن در لحظه انجام دیده نمیشود و معمولاً ماهها بعد آشکار میگردد. دفتر فنیای که این کار را جدی میگیرد، در مذاکرات پایانی پروژه موقعیتی بهمراتب قویتر خواهد داشت.
صورتوضعیتها و لوایح خود را با مستندات دقیق و قابل ارجاع تنظیم کنید.
شروع کار با عمرانیکس